Ủy quyền là một việc rất phổ biến trong đời sống pháp luật. Ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó, bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Do tính chất của giao dịch mà nội dung ủy quyền có thể xác lập bằng nhiều hình thức khác nhau và phải tuân thủ điều kiện công chứng, chứng thực khác nhau.

Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”. Hình thức xác lập giao dịch dân sự giữa cá nhân với cá nhân có thể bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Điều 119 Bộ luật dân sự quy định về các hình thức giao dịch như sau: “Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó”. Tuy nhiên, không có văn bản pháp luật nào quy định tất cả các văn bản ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân bắt buộc phải qua công chứng, chứng thực mà phụ thuộc vào quy định của Luật riêng (Luật chuyên ngành) điều chỉnh từng vấn đề cụ thể.

Luật công chứng cũng không điều chỉnh quy định về văn bản, hợp đồng ủy quyền phải bắt buộc công chứng mà chỉ quy định chung về việc công chứng như sau: “tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.

Đối chiếu một số quy định của pháp luật tại các Luật riêng (chuyên ngành) quy định về hình thức văn bản ủy quyền điều chỉnh cho rất nhiều quan hệ pháp luật khác nhau. Có thể kể đến một số quy định như sau:

1. Khoản 2 Điều 96 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định: “Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý”.
2. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định ủy qyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Văn bản ủy quyền phải được công chứng chứng chực; Trường hợp người được ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực những phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền (khoản 2 Điều 6 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 2 Thông tư 15/2015/TT – BTP).
3. Khoản 4 Điều 152 Luật Doanh nghiệp quy định: “Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số”. Theo quy định này thì văn bản ủy quyền này không cần phải công chứng.
4. Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ – CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”.

Đó là một số quy định điển hình giúp chúng ta thấy được rõ ràng không phải văn bản ủy quyền nào giữa cá nhân và cá nhân cũng phải công chứng chứng thực. Đối với những giao dịch bắt buộc phải có văn bản ủy quyền, nếu các bên không lập và công chứng thì giao dịch mà bên nhận ủy quyền thực hiện thay bên ủy quyền có thể không thực hiện được hoặc thực hiện được cũng bị vô hiệu theo quy định của pháp luật.

Việc ủy quyền này cũng cần phải lưu ý về nội dung ủy quyền và thời hạn ủy quyền. Việc ủy quyền xác lập giữa cá nhân và cá nhân phải có nội dung được pháp luật cho phép và không thuộc trường hợp pháp luật cấm, vi phạm đạo đức xã hội. Thời hạn ủy quyền trong văn bản sẽ do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ thời điểm xác lập việc ủy quyền (Điều 563 Bộ luật Dân sự năm 2015).

Luật sư: Đường Khánh Ngân