1. Căn cứ pháp lý
– Luật đầu tư 2020;
– Luật thương mại 2005;
– Nghị định 07/2016/NĐ – CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
2. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Vậy thành lập văn phòng đại diện cần những điều kiện, chuẩn bị hồ sơ như thế nào? Trình tự thủ tục thực hiện ra sao?
3. Điều kiện cấp phép Giấy thành lập văn phòng đại diện:
– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
4. Thời hạn của Giấy thành lập văn phòng đại diện
Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

5. Hồ sơ cấp phép
Khi đáp ứng được điều kiện thành lập, thương nhân cần phải chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:
– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương;
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Bản này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật có liên quan.
Lưu ý: Các văn bản không phải Tiếng Việt phải dịch thuật, công chứng theo quy định của Việt Nam.
6. Trình tự và thủ tục thực hiện xin cấp phép
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
7. Quy trình thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài
Luật Khoa Tín sẽ triển khai công việc ngay từ thời điểm ký kết hợp đồng dịch vụ với quý khách hàng.
Thời gian hoàn tất thủ tục từ 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ (không bao gồm thời gian thực hiện thủ tục cấp con dấu).

Trên đây là tư vấn của Luật Khoa Tín về “Thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam”
Trường hợp Quý khách hàng có vấn đề chưa rõ hoặc cần trao đổi thêm vui lòng gọi ngay cho chúng tôi theo số 0983.533.005 để được tư vấn miễn phí.
Trân trọng./.