1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Căn cứ vào Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục để đảm bảo các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ được phép sử dụng một cách hợp pháp tại Việt Nam.

2. Các loại giấy tờ được miễn và không được hợp pháp hóa lãnh sự
2.1. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
– Căn cứ vào Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

2.2. Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự:
Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
– Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
– Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
– Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng nêu rõ về các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự tại điều 4 như:
– Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 4 Điều 10 Nghị định đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
– Giấy tờ, tài liệu nêu tại khoản 5 Điều 10 Nghị định có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

3. Hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:
Căn cứ vào Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định
CCCD/CMND/Hộ chiếu của người nộp (đối với trường hợp nộp trực tiếp)/ Bản chụp CCCD/CMND/Hộ chiếu của người nộp (đối với trường hợp nộp qua đường bưu điện)
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
Bản dịch giấy tờ, tài liệu không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

Lưu ý:
Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Giấy tờ, tài liệu không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh là giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức. Quy định này cũng áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.

3. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đề nghị hợp pháp hòa lãnh sự, xem xét và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả:
Sau 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời gian giải quyết có thể kéo dài không quá 05 ngày làm việc.

Trên đây là tư vấn của Luật Khoa Tín về: “Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu khi làm thủ tục đăng ký thành lập tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài”

Trường hợp Quý khách hàng có vấn đề chưa rõ hoặc cần phải trao đổi thêm, vui lòng gọi ngay cho chúng tôi theo số 0983.533.005 để được tư vấn miễn phí.

Trân trọng./.