I. Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư

II. Các trường hợp phải thông báo thay đổi vốn điều lệ và hồ sơ thông báo

Vốn điều lệ là nội dung có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do đó khi tăng, giảm vốn điều lệ thì doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo Khoản 1 Điều 30 Luật doanh nghiệp 2020. 

Căn cứ điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi về vốn điêu lệ, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cần đăng ký thay đổi vốn điều lệ. Công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Cụ thể, theo khoản 4 Điều 68 Luật doanh nghiệp 2020, thông báo phải bao gồm những nội dung sau:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

– Vốn điều lệ, số vốn đã tăng hoặc giảm;

– Thời điểm và hình thức tăng hoặc giảm vốn;

– Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi vốn điều lệ;

c) Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn. Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên giảm vốn điều lệ theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký giảm vốn điều lệ phải kèm theo báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

Trường hợp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, đồng thời giao Hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần, kèm theo Thông báo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, hồ sơ đăng ký tăng vốn điều lệ phải có các giấy tờ sau đây: 

a) Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, trong đó nêu rõ số lượng cổ phần chào bán và giao Hội đồng quản trị thực hiện thủ tục đăng ký tăng vốn điều lệ sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần;

b) Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc đăng ký tăng vốn điều lệ công ty sau khi kết thúc mỗi đợt bán cổ phần.

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

III. Mức phạt vi phạm đối với doanh nghiệp tăng hoặc giảm vốn điều lệ nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh

Căn cứ khoản 5 điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt VPHC lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp không thực hiện thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh khi có thay đổi về vốn điều lệ sẽ chịu mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng kèm biện pháp khắc phục hậu quả là buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thực hiện việc thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có thay đổi về vốn điều lệ thì sẽ chịu mức phạt từ cảnh cáo cho đến 20.000.000 đồng tuỳ vào thời gian quá hạn kèm buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.