Hiện nay, mô hình văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến, đây là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập theo pháp luật Việt Nam với chức năng hoạt động là khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà pháp luật Việt Nam cho phép.

1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam ngày 25 tháng 01 năm 2016 về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Thứ nhất, Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

Thứ hai, Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

Thứ ba, trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

Thứ tư, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Thứ năm, trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam ngày 25 tháng 01 năm 2016, hồ sơ bao gồm:

Thứ nhất, đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

Thứ hai, bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

Thứ ba, văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Thứ tư, bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

Thứ năm, bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Thứ sáu, tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý: Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

– Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép ( cụ thể Sở kế hoạch và đầu tư trực thuộc tỉnh/ thành phố trung ương) nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

– Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều này, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

– Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định này và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thực hiện nghĩa vụ nào về thuế không?

Đối với Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các loại thuế sau:

1. Thuế môn bài.
2. Thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ khoản 1 Điều 1 Thông tư 65/2020/TT-BTC quy định về người nộp lệ phí môn bài như sau:

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, trừ các trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này và khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP.

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã.

– Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.

– Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).

– Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Như vậy, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài có thuộc đối tượng phải nộp thuế môn bài.

Tuy nhiên, tại khoản 2 Điều 1 Thông tư 65/2020/TT-BTC quy định về trường hợp miễn lệ phí môn bài như sau:

Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài thực hiện theo quy định tại Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Riêng các trường hợp miễn lệ phí môn bài quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP.

Trong đó có quy định:

Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với:

– Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).

– Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.

– Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.

Như vậy, nếu Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài được thành lập trong trường thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài thì có thể không phải nộp lệ phí môn bài.

Ngoài ra, về thuế thu nhập cá nhân,

Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo khoản 1 Điều 1 Luật thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012 và điểm b khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Như vậy, doanh nghiệp nước ngoài có thể thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Nghĩa vụ thuế đối với Văn phòng đại diện bao gồm nộp lệ phí môn bài (trừ trường hợp được miễn) và thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên của Văn phòng đại diện.

Trên đây là tư vấn của Khoa Tín về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. 

Trên đây là tư vấn của Luật Khoa Tín về “Những điều cần lưu ý khi kết hôn với người nước ngoài”.

Trường hợp Quý khách hàng có vấn đề chưa rõ hoặc cần phải trao đổi thêm, vui lòng gọi ngay cho chúng tôi theo số 0983.533.005 để được tư vấn miễn phí.

Trân trọng./.