Chữ ký số hiện là vấn đề được doanh nghiệp rất quan tâm, đặc biệt là trong việc thực hiện các thủ tục online như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội …Vậy chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải dùng chữ ký số? Cách sử dụng chữ ký số như thế nào? Bài viết sau đây sẽ trả lời một số vấn đề liên quan đến chữ ký số mà bạn quan tâm.

1. Ký số là gì? Chữ ký số là gì?

“Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Trong đó, việc biến đổi thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng đúng khóa bí mật và tương ứng với khóa công khai trong cùng cặp khóa, sự toàn vẹn trong nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi tiến hành việc biến đổi nêu trên.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

3. USB chữ ký số?

Về cấu tạo của chữ ký số gồm 02 phần:

• Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng (pass word) mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
• Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

4. Chức năng của chữ ký số

Sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số.

• Chữ ký số sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,…khi doanh nghiệp dùng chữ ký số trong các giao dịch điện tử thì không phải in lại các tờ khai và đóng dấu;
• Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,…cũng có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính;
• Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt.

Việc sử dụng chữ ký sẽ giúp cho việc cho trao đổi thông tin, dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng thực hiện các thủ tục trực tuyến, giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao

5. Chữ ký số mã hóa thông tin gì của doanh nghiệp?

Nội dung trong chữ ký số doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin sau đây:

1. Thông tin Doanh nghiệp bao gồm: Tên Công ty, Mã số thuế, ….
2. Số hiệu của chứng thư số (số seri)
3. Thời hạn bắt đầu có hiệu lực của chứng thư số
4. Thông tin về Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số
5. Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
6. Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng  số.
7. Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
8. Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

6. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?

Chưa có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán (Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC)

– Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

– Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật (Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019)

7. Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Chữ ký số là phương tiện giúp doanh nghiệp:

– Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế có ghi rõ các doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua internet. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký tay và hợp pháp hóa quá trình kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua mạng vì không có phương pháp chứng thực danh tính của doanh nghiệp.

– Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. 

Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

– Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định danh tính người thực hiện kê khai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

8. Tính bảo mật, an toàn của chữ ký số?

Hình thức ký số phổ biến nhất hiện nay là ký qua USB Token với một cặp mã khoá. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm không bị ký khống, ăn cắp thông tin.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên chủ quan khi sử dụng dịch vụ. Một số nhà cung chưa đạt chuẩn có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối với tính bảo mật của chữ ký số. Doanh nghiệp nên tìm hiểu, cân nhắc và chọn lựa nhà cung cấp có uy tín trên thị trường.

9. Chi phí mua chữ ký số

Cá nhân, tổ chức có thể mua chữ ký số từ đại lý chữ ký số của VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…Các nhà cung cấp này được phép cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/ 1 năm (tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).

Trên đây là những nội dung tư vấn, chia sẻ về chữ ký số của Luật Khoa Tín. 

Trường hợp Quý khách hàng có vấn đề chưa rõ hoặc cần phải trao đổi thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 0983.533.005 để được tư vấn miễn phí.